Connaissez-vous le budget de vos déplacements professionnels ? « non, de toute façon on ne se déplace pas beaucoup, juste quelques fois et là chacun cherche sur internet » Cette réponse vous correspond ?
Si beaucoup de sociétés, quelque soit leur taille, peuvent rapidement vous communiquer leur budget photocopieuses, masse salariale ou encore téléphone, peu d’entre-elles se sont penchés sur les voyages d’affaires. Savez-vous que ce poste se classe pourtant parmi les plus importants ?
Par besoin d’être une multinationale pour optimiser ses déplacements.
En revanche, hâtez-vous dès aujourd’hui à en contrôler les coûts : vous serez surpris du résultat !
Pourquoi ?
Parce les frais liés aux déplacements d’une société sont très souvent mal connus, dilués au sein de divers services voire pas du tout traqués.
A la question : « qui gère vos frais de voyages », la réponse la plus souvent entendue est « c’est ma secrétaire, elle appelle l’agence de voyages » ou, autre alternative « c’est ma secrétaire (ou moi-même, voyageur), elle (je) cherche sur internet ».
Dans un cas comme dans l’autre, nous voilà déjà dans les frais supplémentaires, avant même d’avoir fait un quelconque acte d’achat lié au voyage à proprement parlé (quelque soit la destination, sa durée ou encore le statut hiérarchique du voyageur).
Gestion des frais : Regardons de plus près…
Votre assistante appelle l’agence de voyages.
Reflexe logique, après tout votre assistante n’est pas un agent de voyages et ses journées sont déjà assez remplies pour ne pas en plus se lancer dans un benchmark tarifaire à chacun de vos déplacements. Cette organisation appelle une 2e question : connaissez-vous votre agence de voyages, et celle-ci vous connaît-elle ? Par « connaître », j’entends : qui est votre interlocuteur ? quelle est la réactivité de l’agence ? quels sont les tarifs de chacune de ses prestations ? est-elle « online » ? quelle est la fréquence de ses factures ? l’agence possède-t-elle le profil de chacun de vos collaborateurs ? peut-elle vous sortir votre historique en temps réel ? vous fait-elle bénéficier de tarifs spéciaux ?
« je ne voyage pas assez pour que ces éléments soient décisifs » Nous y reviendrons.
Réserver sur internet
Dans ce 2e cas, l’idée est aussi bonne… ou bien est-ce une « fausse » bonne idée ? Faire intervenir internet dans le process de réservation d’un déplacement peut vous monopoliser jusqu’à 2h de votre temps, dans que vous ne vous en aperceviez. Et le temps c’est de l’argent, comme chacun sait.
Prenons un cas simple : vous devez vous rendre à Madrid pour un rdv, vous avez aussi besoin d’une voiture sur place car les locaux de votre client se trouvent dans une zone industrielle peu accessible, et bien entendu d’un hôtel pour 1 ou 2 nuits.
Les difficultés à prendre en compte
Quelle compagnie prendre ? Un vol régulier ? Une low-cost ? Connaissez-vous les compagnies qui desservent Madrid depuis votre ville de départ ? Si la réponse est non, cette simple recherche vous prendra déjà entre 30 et 45 minutes (pour lister les compagnies et comparer les tarifs selon des dates possibles de votre voyage).
La démarche sera dès lors identique pour la voiture : quel loueur ? quel modèle ? réserver directement sur le site du loueur ou passer par un comparateur ?
30 minutes en plus à ajouter à votre recherche.
Nous arrivons à l’hôtel : quelle localisation ? quelle catégorie ? à Madrid ou près de votre lieu de rdv ? l’hôtel a-t-il un parking surveillé pour votre voiture de location ? le petit-déjeuner est-il inclus dans le prix proposé ?
30 minutes de plus.
Les coût de gestion des frais de déplacement professionnels
Je vous laisse faire les comptes… en termes de temps consacré à cette recherche, qui apparaissait de prime abord à quelque chose de très simple.
Si votre assistante est une pro des recherches internet, elle a probablement dans ses favoris un listing exhaustif de sites à interroger en fonction des prestations recherchées. Mais comment réserve-t-elle ? Avec votre carte de crédit, vous avancez donc de la trésorerie (jusqu’à plusieurs jours à l’avance) pour une prestation qui sera peut-être annulée en dernière minute.
En fin de mois, il y aura une grande note de frais à établir, en listant toutes ses dépenses, et donc encore du temps à consacrer « à la paperasse ». Et je ne vous parle pas de votre comptable, qui va passer par toutes les couleurs au moment de la saisie.
Au 31 décembre, quel sera votre bilan ? Pourrez-vous dire combien d’argent vous avez dépensé pour vos déplacements ? Déplacements urbains inclus (méfiez-vous des notes de taxi… elles grimpent vite).
Si de telles statistiques sont facilement mis à disposition lors de contrats cadres avec vos partenaires voyages (compagnies aériennes, agences de voyages, loueurs de voitures, compagnies de train, hôtels), lors de réservations par internet la chose se complique… Il faut tout saisir à la main tout au long de l’année, pour finalement apprendre que… vos prestataires ne vous connaissent pas !
En effet, si vous réservez sur internet au cas par cas tout au long de l’année, vous êtes « un particulier », et rien ne vous différencie d’un autre client. En cas de situation exceptionnelle (intempéries, volcan, grève, situation géopolitique tendue, tsunami, etc.), vous ne pourrez obtenir un quelconque traitement de faveur de la part de la compagnie aérienne ou du loueur de voitures, combien même vous êtes un client fidèle. Vous n’apparaissez nulle part ! Vous n’êtes donc pas prioritaire en cas de crise. Sans parler de tarifs préférentiels : aucun prix « copro » pour vous.
Lors des dernières intempéries hivernales, un reportage montrait une cliente de la compagnie aérienne nationale se plaindre de ne pas avoir été prise en charge par les agents d’escale. Elle revenait d’un vol transatlantique qui s’est posé à Paris et devait ensuite prendre une correspondance pour Nice. Les vols étant rares à cause de la neige, son voisin de long-courrier a été pris en charge et pas elle.
Son voisin était un voyageur d’affaires, comme elle, mais sa société avait un accord cadre, alors que notre malheureuse voyageuse avait acheté son billet via un comparateur. Elle était donc considérée comme une passagère « loisirs », et donc pas prioritaire par rapport à son voisin, qui lui, était « corporate ».
Une anecdote comme il en existe tant…
Les PME n’ont pas systématiquement besoin de créer un poste de Travel Manager, cependant faire l’économie, illusoire, d’une bonne gestion des voyages, peut vite se révéler coûteux.
Mettre en place une politique voyages adaptée, lister ses fournisseurs et suivre ses dépenses peut rapidement vous faire économiser jusqu’à 15%, voire davantage dans certains cas : le recours à un professionnel du métier est donc rapidement amorti.
Les grands comptes, quant à eux, ont souvent recours à des acheteurs : mais ceux-ci sont-il systématiquement spécialisés « travel » ? Souvent, la réponse est « non ». Beaucoup de société n’ont pas de Travel Manager, un métier jeune et qui a pourtant toute sa place au sein d’une entreprise.
Les articles sur les frais professionnels
- Optimisation des coûts de déplacements professionnels : Les PME aussi !
- Les notes de frais, une pratique encadrée par la loi
