Bien que les analystes commencent à percevoir les premiers signes de reprise, les entreprises ont encore malgré tout les yeux fixés sur leurs dépenses et leur trésorerie. Avec des marges réduites et un personnel minimum faisant des heures supplémentaires, il n’est pas facile de s’arrêter pour analyser si les pratiques employées à l’envoi de factures et la réception des paiements sont les bonnes.

Dans les petites entreprises, c’est souvent le fondateur ou un responsable de la direction qui est chargé d’envoyer les factures et de relancer les clients en cas de paiement tardif. Pressés par le temps, ils choisissent souvent la méthode qu’ils jugent la plus pratique, notamment l’envoi d’un email. À long terme, cependant, ce choix représente une fausse économie.

L’envoi d’une facture ou d’un rappel de paiement par la poste peut être perçu comme prenant plus de temps que l’envoi d’un petit e-mail. Mais des études démontrent sa pertinence.

3 000 consommateurs européens (au Royaume-Uni, en France et en Allemagne) ont été questionnés et on  leur a demandé s’ils étaient plus susceptibles de payer une facture reçue par courrier qu’une facture reçue par e-mail. Les résultats sont concluants : 68 % des consommateurs européens ont déclaré qu’ils étaient plus susceptibles de payer des factures reçues par courrier.

La facture ou le rappel envoyé par courrier a également un avantage en matière de durée de vie. Ces documents seront ouverts, lus et gardés, ils restent visibles et servent de rappel, ce qui n’est pas le cas avec des messages téléphoniques ou des emails. La fréquence des communications varie suivant chaque client et au bout d’un certain temps les entreprises peuvent se faire une idée précise des clients qui ont besoin d’être relancés régulièrement et de ceux qui ont besoin d’un petit rappel occasionnel. Là encore, le courrier peut jouer un rôle essentiel dans la gestion de cette activité. Une méthode classique consiste à utiliser des codes de couleur sur les factures. Chacun connaît la signification d’une facture rouge et a conscience de son urgence.

Il ne fait pas de doute que les communications formelles mentionnant la possibilité d’une action en justice ont plus d’autorité et de poids lorsqu’elles sont distribuées sous forme de documents papier. Ces documents peuvent être suivis et marqués de façon à ce que les expéditeurs sachent précisément quand ils sont reçus par leurs destinataires.

Bien entendu, le courrier est également un moyen éprouvé pour récompenser les clients qui paient régulièrement dans les délais impartis. Insérer un encart ou imprimer sur la facture des  offres promotionnelles pour remercier les clients qui procèdent à un paiement rapide est un moyen de les inciter à répéter ce comportement, et les entreprises commencent à en comprendre l’intérêt.

Les PME doivent prendre toutes les mesures possibles pour préserver leur trésorerie, surtout durant les périodes où il est difficile d’obtenir une aide bancaire. L’adoption du courrier – tant pour l’envoi de factures que pour s’assurer que ces dernières sont payées rapidement – est un élément essentiel d’une stratégie de gestion financière solide qui les aidera à traverser les périodes difficiles.

Stéphanie Karsenty
Directeur Marketing GMS & DMT
www.pitneybowes.fr